正確性とホスピタリティ高くオペレーションを推進しながら、道なきところに道をつくる──NewsPicks Operations Division
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正確性とホスピタリティ高くオペレーションを推進しながら、道なきところに道をつくる──NewsPicks Operations Division

こんにちは、Communicationsチーム(略してコムズ)の筒井です!

UBグループのさまざまなチームを紹介するシリーズ、今回はニューズピックスのOperations Division。Divisionリーダーの小泉、AD Teamリーダーの香月、Order Teamの高橋に、日々どのようなことに取り組んでいるのか聞きました。

Operations Division ざっくり年表

2018.04 「Brand Design Support Team」として6名で発足。広告運用業務、発注業務、制作進行業務を担当
2019.01 「Brand Design Operation Team」に名称変更
2019.03 経営管理部門から、受注業務を引き継ぐ
2019.06 経営管理部門から、請求業務・計上業務を引き継ぐ
2019.09 入稿窓口業務スタート
2019.10 消費税増税で対応に追われる
2020.01 Team内に「AD Unit(現 AD Team)」「Order Unit(現 Order Team)」が発足。広告売上のフォーキャスト業務スタート
2020.02 セールス部門から、SNS広告運用業務を引き継ぐ
2020.07 広告在庫管理システムリリース
2020.10 経理部門から、入金確認業務を引き継ぐ。NewsPicksアプリ リニューアル
2021.01 NewSchoolのオペレーション業務を受け入れ開始
2021.04 「Operations Division」としてチームを全社横断組織化。Premium / Product / Content Curation各部門のオペレーション業務を受け入れ開始

チームメンバー紹介

【Operations Division】
小泉 利明(Division Leader):ソフトバンク → アイティメディア → NewsPicks(2018年〜)
大西 七歩:アイティメディア → NewsPicks(2019年〜)

【AD Team】
香月 恵理子(Team Leader):グラフィックデザイン事務所 → Uzabase → NewsPicks(2016年〜)
遠藤 加央里:NewsPicks(2021年〜)
龍田 杏奈:HIS → パーソルキャリア → NewsPicks(2019年〜)
永友 元英:NewsPicks(2021年〜)

【Order Team】
岩井 尚子(Team Leader):ダイエー → 音楽制作会社(Beingグループ) → 食品商社 → 厨房機器サービス → ANA → ANAケータリングサービス → NewsPicks(2019年〜)
高橋 美幸:日傘作家アシスタント → 出版社 → NewsPicks(2018年〜)
岡本 里奈:アパレル会社 → NewsPIcks(2017年〜)
飯島 亜記:〜富士ゼロックス → テクノジム ジャパン → NewsPicks(2019年〜)
山田 翔:建設コンサルの事務 → NewsPicks(2019年〜)
藤元 真由美:リクルート → BOOK☆WALKER → NewsPicks(2020年〜)
松葉 恵梨香:NIXON TOKYO JAPAN → LDH JAPAN → NewsPicks(2020年〜)
中村 里美:美容業界 → 富士電機→ヤフー → FiNC → NewsPicks(2021年〜)
小西 夢乃:大手エネルギー会社PR → 会計事務所 → 映像制作会社本社受付 → PERSOL役員秘書 → NewsPicks(2021年〜)
富山 直美:NewsPicks(2021年〜)

Operations Divisionってどんな仕事?

──まずOperations Divisionの仕事について教えてください。

小泉:
まず私からOperations Division全体についてお伝えします。もともとはBrand Design(広告事業)の中に所属しているチームでしたが、現在はNewsPicks事業全般で発生する各種オペレーション業務の推進を担っています。

チームが2つあり、1つは香月さんがリーダーとして率いるAD Teamで、Brand Design事業における広告運用業務を担当。もう一つが、高橋さんが所属しているOrder Teamで、Brand DesignやPremium(有料会員事業)など5つの部門の受発注および請求業務が主な役割です。

Brand Designを例に、一般的な業務の流れについて説明しますね。

セールスが案件を獲得し、契約・受注するところから私たちのチームが入っていきます。コンテンツ制作に必要なカメラマンやライター、テープ起こし、文字校正など外部への発注はOrder Teamが担当し、コンテンツができあがって広告掲載のフェーズになったらAD  Teamが登場します。公開前の広告の設定や、公開後の掲載に間違いがないかどうかも、私たちのチームでチェックしています。

広告配信開始・終了後は、露出回数が保証値に達しているかどうかの管理や実績数値をまとめたレポートの作成をAD Teamで行い、請求や入金の確認をOrder Teamで行います。

──売上計上など影響力の大きい仕事になりますが、タスクに抜け漏れがないよう、どのように管理しているんですか?

高橋:
すべての案件はSalesforceに登録されるので、掲載日の1ヶ月前や取材日が決まった段階などのタイミングで支払いを確認します。Salesforceとスプレッドシートが自動更新されるように紐付けたり、「Mashmatrix Sheet」といってSalesforceのデータをExcelのように閲覧・編集できるツールを活用したりして、抜けもれなく効率的に進めるためのやり方をみんなで考えて導入しています。

小泉:
売上計上や請求・入金確認は、会社の信頼性を左右する大切な業務です。その業務プロセスをゼロから地道に作りあげてきたのが、高橋さんたちです。採用募集の際に「広告」や「メディア」とジョブディスクリプションに書くと、派手な印象を持つ方も多いんですよ。でも実際私たちのチームは、泥臭く縁の下の力持ち的な業務が大部分を占めます。

高橋:
Operations Divisionは「道なきところに道をつくる」仕事だと思います。商品が増えるごとに対応が変わるので、そのたびにオペレーションをつくり上げていく必要がありますから。

──通常業務がある中で、イレギュラーな業務もしょっちゅう発生するわけですよね? 大変じゃないですか?

香月:
それでいうとイレギュラーは日々起こりっぱなしですね(笑)。とてもスピード感のある組織なので、新商品のリリースや商品仕様の見直しなどにより、オペレーションが変わることもよくあります。

チーム内だけでなく、セールス担当やクリエイティブ担当のメンバーなどからも「こんなことがしたい」という声が寄せられるので、ポジティブな改善が盛んに行われるのも特徴だと思います。

──プレッシャーの大きい仕事でもありますが、どんなところにやりがいを感じていますか?

高橋:
大量に支払いが発生するようなイベントの案件などは取りまとめも大変ですが、関連部署とうまく連携して、ミスなく支払い業務が回っているときが一番のやりがいです。社内に対してだけでなく、社外の取引先や謝礼をお送りする方々も含め、スムーズに回っていることを大切にしています。

私たちは直接売上を作れる仕事ではありません。だからこそ誰かの助けになれて、みんながスムーズに仕事ができる状態を作れるのがやっぱり嬉しいんです。

香月:
まさに「道なきところに道をつくる」ところです。何にもない状態からオペレーションをつくるのもやりがいですが、実際に運用が始まって多くの案件がその道を通っていくと、どんどん道がこなれて最適化されていくんです。最終的にはさらにオペレーションが簡略化されて、誰でも安全に管理できるようになるともっと嬉しいですね。

あとは知らないことを知っていけるのも楽しくて。自分の中から生まれるものだけでは限界がありますが、周りの人の「こういうことをやりたい」という想いに引っ張られて、アンテナがどんどん広がっていくのは面白いなと思います。

チーム内外のコミュニケーション

──チーム内や他のチームとのコミュニケーションについて教えてください。

小泉:
まずDivision内では、ほぼ週次で30分ほど定例ミーティングがあります。全社的な情報の周知が中心ですね。あとはAD Teamでは週1回、Order Teamでは繁忙期を除いて月2回のチーム会を行い、ルールやフローの変更などを共有しています。

香月:
AD Teamは現在5名で、年の離れた兄弟みたいな感じです。業務がワンオペにならないよう、いろいろな組み合わせで一緒に仕事をしていることもあって、信頼関係ができています。

毎日「これ一緒にやりましょう」「教えてください」といったやりとりが飛び交っていますし、待ちの姿勢ではなく「これ私がやります」と自分からボールを取りに行く能動的な姿勢もよく見られますね。広告はCreative、Sales、Tech、Operationsの4つの組織が協力して、ゴール=公開・レポート納品まで持っていく必要があるので、他のチームとの連携も盛んです。

高橋:
Order Teamは、Brand DesignやPremiumなど5つの部門を担当しており、それぞれにメイン/サブ担当がいる組織体制です。各部門のメンバーとのコミュニケーションが多いのが特徴ですが、イレギュラーなことが発生した場合などは、担当の垣根を超えて、チーム内の詳しいメンバーにすぐに相談できる体制になっています。

チームで挑戦しているイシュー

──Operations Divisionが今後目指していることを教えてください。

高橋:
Order Teamは、ワンオペになりがちという課題がありましたが、ツールの活用などで業務効率化を進めてきました。その結果、現在は業務が減った分、他の人に教えたり業務を巻き取ったりといった動きが生まれています。

今後はさらに業務の属人化を防いで、それぞれの守備範囲を拡大していけるような仕組みを設計中です。あとは「探偵」業務と呼んでいるんですが(笑)、発注と支払いの情報がアンマッチの状態を消していく作業もあります。これは支払いの遅れにつながるリスクもあるので、引き続き各部署の方への啓蒙も強化していきたいですね。

香月:
新しく入ったメンバーから質問を受けて「確かにこれって意味ないね」と気づかされるケースが増えています。長く在籍していると、「どこにどの情報があるか」や「今何が起きているのか」を推測できてしまうのですが、新入社員の方には難しい。

「ここに入ってこうやって調べればわかる」「慣れたらわかる」と教えるのは正しい姿なのだろうか、誰でもアクセスすればすぐわかる一元管理された状態にすべきでは? という意見がチーム内であがり、小さなことでも随時改善するようにしています。思い切って今のフローを見直そうと、現在Salesforceの開発も含めた改革にも取り組んでいます。

メンバーの新しい視点には感謝するばかりですね。今後仲間に加わってくださる方にも、どんどん声を上げてもらえると嬉しいです!

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